Onboarding thành viên mới: 5 bước chào đón để biến người lạ thành fan ngay từ đầu

Trong Community Based Marketing (CBM), việc thu hút thành viên mới chỉ là bước khởi đầu. Onboarding thành viên mới chính là "cửa ải" quan trọng nhất, quyết định liệu người dùng đó sẽ trở thành một thành viên tích cực hay chỉ là một tài khoản "ngủ quên" trong group của bạn. Bài viết này của GDL JSC sẽ hướng dẫn bạn 5 bước chuyên nghiệp để biến người lạ thành những người ủng hộ thương hiệu ngay từ những giây phút đầu tiên.

Onboarding thành viên là gì và vì sao lại quan trọng?

Onboarding thành viên là quá trình có hệ thống nhằm giới thiệu thành viên mới về mục đích, giá trị, văn hóa, và cách thức hoạt động của cộng đồng.

Tầm quan trọng của Onboarding:

• Giảm tỷ lệ rời nhóm: Thành viên mới dễ bị lạc lối hoặc cảm thấy không được chào đón, dẫn đến việc họ rời nhóm trong 48 giờ đầu tiên. Onboarding giúp giữ chân thành viên hiệu quả hơn.

• Tăng tương tác sớm: Một quy trình rõ ràng khuyến khích thành viên bắt đầu tương tác ngay lập tức, từ đó giúp thuật toán ưu tiên hiển thị bài viết của group cho họ.

• Định hình văn hóa: Onboarding là cơ hội vàng để định hướng thành viên mới về những nội dung nào được khuyến khích và nội dung nào bị cấm.

Quy trình Onboarding 5 bước chuẩn mực của GDL JSC

Để đảm bảo thành viên mới cảm thấy được chào đón và biết nên làm gì tiếp theo, bạn cần một quy trình onboarding chi tiết:

Bước 1: Thiết lập Thông báo Gia nhập và Chào mừng Tự động

Ngay khi thành viên gia nhập, hãy tận dụng các tính năng tự động của nền tảng (Facebook, Zalo, Discord).

• Tin nhắn Tự động (Welcome Message): Gửi một tin nhắn riêng tư/pop-up ngay lập tức. Tin nhắn này phải ngắn gọn và chứa đựng 3 thông tin quan trọng: 1) Cảm ơn, 2) Mục đích của nhóm, 3) Kêu gọi hành động đầu tiên (CTA).

  Ví dụ CTA: "Trước khi khám phá, hãy đọc Nội quy nhóm trong mục Thông báo nhé!"

• Thiết lập Câu hỏi Đầu vào: Sử dụng câu hỏi khi thành viên xin tham gia để thu thập thông tin cơ bản về sở thích hoặc vấn đề họ đang gặp phải. Điều này giúp bạn cá nhân hóa việc chào mừng thành viên mới sau này.

Bước 2: Bài viết Chào mừng (Welcome Post) Hàng tuần

Thay vì tag từng người, hãy tổng hợp thành viên mới lại và đăng một Welcome Post chính thức.

• Tạo sự kiện Cộng đồng: Đăng một bài viết vào một ngày cố định (ví dụ: Thứ Hai hàng tuần) để tag và chào mừng thành viên mới.

• Gợi mở Giới thiệu: Kêu gọi thành viên mới tự giới thiệu bản thân trong phần bình luận của bài viết này.

  Mẹo: Hỏi họ một câu hỏi dễ trả lời (ví dụ: "Bạn quan tâm nhất đến mẹo làm đẹp nào?") để phá bỏ "tảng băng" giao tiếp.

• Giới thiệu các "Gương mặt cũ": Quản trị viên và các thành viên tích cực nên vào bình luận, chào đón, và gợi ý các chủ đề thảo luận cho người mới.

Bước 3: Định hướng Tài nguyên và Nội quy

Thành viên mới cần biết họ có thể tìm thấy giá trị gì và đâu là ranh giới giao tiếp.

• Ghí Nổi bật (Pin to Top): Luôn ghim bài viết chứa Nội quy nhóm và một bài tổng hợp các Tài nguyên quan trọng nhất (Top 5 bài viết hay nhất, Link Ebook miễn phí).

• "Bản đồ" Cộng đồng: Tạo một bài viết ngắn gọn giải thích cách tìm kiếm các chủ đề trong group (Ví dụ: "Dùng hashtag #GDLJSC_Review để xem các bài đánh giá").

Bước 4: Khuyến khích Tương tác Cá nhân (One-on-One)

Để giữ chân thành viên hiệu quả, bạn cần sự tương tác cá nhân.

• Phản hồi Cá nhân hóa: Dựa trên câu trả lời ở Bước 1, Quản trị viên (hoặc các Brand Advocate) nên gửi một tin nhắn nhỏ mang tính cá nhân hóa.

  Ví dụ: "Chào bạn [Tên], thấy bạn quan tâm đến [Chủ đề]. Bạn có thể xem chuỗi bài viết của chúng tôi về [Tên bài viết] nhé!"

• Tạo Nhiệm vụ Đơn giản: Khuyến khích người mới thực hiện một hành động tương tác đơn giản (ví dụ: "Hãy đặt câu hỏi đầu tiên của bạn!" hoặc "Hãy thả tim cho bài viết bạn thích nhất!").

Bước 5: Theo dõi và Tái kích hoạt

Không phải mọi thành viên đều tương tác ngay lập tức. Cần có cơ chế theo dõi.

• Theo dõi 7 Ngày: Kiểm tra danh sách thành viên mới sau 7 ngày. Nếu họ chưa tương tác, hãy gửi một tin nhắn tái kích hoạt hoặc tag họ vào một bài viết liên quan trực tiếp đến sở thích của họ.

• Khảo sát ngắn: Gửi một khảo sát ngắn 2 câu hỏi hỏi lý do họ tham gia và điều gì họ mong đợi nhất. Điều này giúp bạn cải thiện quy trình onboarding liên tục.

Onboarding thành viên mới không phải là một công việc mất thời gian, mà là một khoản đầu tư chiến lược vào sự phát triển bền vững của cộng đồng. Bằng cách áp dụng 5 bước của GDL JSC, bạn sẽ không chỉ giữ chân thành viên mà còn biến họ thành những người ủng hộ nhiệt tình ngay từ những giây phút đầu tiên.

Bạn muốn sở hữu một cộng đồng có quy trình onboarding chuyên nghiệp và tỷ lệ gắn kết cao? Hãy liên hệ với GDL JSC để được tư vấn dịch vụ Community Based Marketing toàn diện.